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数据化加工采用科学的技术指标

为了保证加工后的数字档案长期可用可理解，数字信号的各项技术指标均要合乎规范要求。例如，纸质档案扫描加工的主要技术参数要求涉及色彩模式、分辨率、存储格式和压缩率等。其中扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。根据DA/T31修订版的送审稿，扫描分辨率一般应不小于200dpi，如文字偏小、密集、清晰度较差时，建议扫描分辨率不小于300dpi。采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF（G4）格式存储；采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储格式压缩率的选择，应在保证扫描的图像清晰可读的前提下，以尽量减小存储容量为准则。

数据化加工前期准备

（1）纸质档案数字化需要相应的设备和场所，数字化处理场所应具有足够的空间和合理的布局，并可配备门禁、防盗、视频监控等消防系统和安防系统。

（2）数字处理设备需要计算机、扫描仪、录音机和存储介质。如果可以配置服务器、备份设备、数码相机等则更好。

（3）数字处理工作还需要相应的软件系统支持，如操作系统、文件管理软件、扫描程序、录音软件、备份软件、杀毒软件等。确保数字处理工作的安全和保障。

数据化加工扫描操作

1.将扫描仪连接到计算机，安装驱动程序和扫描软件后即可使用。工作人员应能掌握和使用扫描仪的操作方法和扫描仪参数设置。

2.扫描动作并不复杂，就是把纸质文件放入扫描仪，扫描，把文件取出扫描仪。

3.在扫描之前，我们必须设置扫描模式、扫描颜色模式、扫描分辨率和图像存储格式。

目前有手持式扫描仪、平板扫描仪、鼓式扫描仪、高射扫描仪、大幅面扫描仪、胶片扫描仪等。根据需要和档案的纸张质量进行选择。颜色常常又和图像存储格式相关联，彩像通常以JPG格式存储，如果以TIFF格式存储，占用空间比较大；扫描分辨率是影响档案直观效果的重要参数，通常的规定分辨率在300dpi以上。具体要根据以上参数的确定，再进行亮度、对比度的微调。