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数字化加工的意义

1.数字化加工项目完成后，社会公众(开放档案)和单位的各级领导、各部门或下属单位都能通过数字化档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档数据原文(件)信息，避免了传统档案利用方法对档案资料实体的多次辗转所造成的大量时间浪费和重复劳动现象，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。

2.库存档案实现数字化、电子化管理，既是各级档案管理部门贯彻科学发展观，又是促进档案管理信息化、现代化的具体举措;既是实际工作的需要，也是亮点工程。是一项利国利民具有重要意义的事情。数字化项目完成后，不仅档案管理和利用手段实现了现代化，档案利用效率大大提高的，档案发挥的作用显著，还可以大大提升单位形象，符合和企事业单位各项工作科学化、规范化、网络化、信息化的整体发展要求。

数字化加工-档案接收

将档案从档案库房的排、架上，按档案分类顺序填单、下架、清点、排列装入有编号的档案箱内，形成档案下架清单，清楚记录档案号和箱号。保证加工过程中档案不离箱，同时做到档案防水、防压、运输安全，减少档案的破损和丢失。对接收的档案按分类形成其电子/纸质目录，根据需要清点到盒(卷)，不出现漏登记或重复登记。由和我方专人在出库移交清单上签字确认。对下架接收的档案资料进行两人以上交叉核对、检查，与院方提供的电子/纸质的接收清单在我方的生产加工管理软件档案接收模块中进行比对，如有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表请院方确认后再进行档案整理等工作。

数据化加工-整理验收

扫描工作完成后，加工公司对拆除过装订物的档案必须按档案保管要求采用三孔的方法重新装订，装订必须保护档案的实体不被损坏，保持案卷内文件的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏，装订成品结实美观。

档案整理验收工作主要检查是否拆除装订物，并保护档案不受损害;是否按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开;是否制作并填写数字化档案加工流程登记单并详细记录档案整理后每份文件的起始页(件)号和页数;扫描完成后，拆除过装订物的档案是否按档案保管的要求重新装订。