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数字化加工扫描件和非扫描件的界定

只要是在数字化范围之内，对同时存有正本、定稿、草稿的档案都应同时定为扫描件，不应该认为割裂档案的前后形成关系，认为造成档案数据的不完整。比如《》，如果利用者只想利用《》内容本身，查找第几款第几条，只看正本就够了，再有《》都有公开发行本，直接查找发行本就行了，根本不用到档案馆来查，所以扫描只扫描正本，就能满足这部分利用者的利用目的了。但是如果想看《》的形成过程、起草过程、修改过程等，仅看正本是远远不够的，还要看历史的修改搞及形成《》的有关档案。这就要求正本、定稿、草稿必须同时所扫描。

数字化加工数据采集方式

1.数据采集方式

(1）手工数字化采集;数字化作业员根据纸质档案文件的内容进行手工数据录入、数据校对等采集工作;

(2）原有电子数据迁移后、手工辅助采集。对已经电子数据迁移的，采集作业员根据相应纸质档案文件的内容进行手工数据补充录入修改、数据校对等采集工作。

2.对已有电子数据的处理

(1)对原有电子数据应尽可能的利用。

(2）如果对原电子数据进行处理的时间、费用比重新采集还要多、高，则应视情况部分或全部放弃该数据。

数字化加工的设计原则

(1）安全性

档案系统所处理的信息一般涉及单位的，而且不同的应用人员在不同的时刻对档案信息的处理权限也是不同的，因此电子文件归档入档案库后安全性控制功能成为数字档案管理系统得以投入使用的先决条件。数字档案管理系统的安全性控制要求一般包括防止用户侵入、权限控制、存储和传输加密以及电子签名。这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也必须足够灵活，方便使用者掌握和利用。

(2）扩充性

随着系统在办公业务中使用程度的日益加深，其应用必然会越来越广，将有越来越多的电子文件类型需要系统来进行转换完成，因此系统必须具有良好的可扩充性，为今后系统的升级提供良好的接口。

数据化加工对过程和成果进行监督和管理

集中开展数字化加工业务具有数量多、任务重、时间短、质量难以把控等特点，要保证数字化集中加工的效率和质量，需要注意加强对数字化加工的管理，特别是质量检测和过程监控。根据DA/T 31修订组的调研，原标准侧重规定纸质档案数字化的技术要求，但是数字化管理和技术同样重要，修订组特别针对纸质档案数字化的组织和管理提出了明确的要求，标准的名称也变更为《纸质档案数字化规范》。

DA/T 31修订版指出，应加强对纸质档案数字化工作的全流程安全管理，应建立完善的问题反馈机制，对纸质档案数字化工作过程中后端环节发现的前端环节中产生的问题进行及时反馈和修正。此外，需要加以质量检测和验收的成果类对象包括目录数据、数字化档案、数据挂接、存储载体等。