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如何推进档案管理信息化进程

为了有效推进企业财务档案管理信息化工作的深入和发展，可以从以下几个方面开展工作。

一、建立健全会计档案信息化档案规章制度，认识财务档案的重要性，提高信息化意识。

从根本上说，一些企业财务档案管理信息化水平不高，源于企业对财务档案管理不够重视。这些企业往往是重业务轻财务、重预算轻执行情况，并没有认识到财务档案的有效管理会为企业的发展助力。从领导到会计工作人员，都要形成重视财务档案管理工作的意识并将这项工作融入会计工作中，提高会计工作水平。

二、充分利用档案管理平台、细化财务档案数据库。

随着企业业务不断扩大，各类会计凭证、财务报告、纳税申报等资料越来越多，如何方便查阅企业多年前的会计凭证、会计账簿、财务报告等资料成了一大问题。如今我们已进入信息化时代，这些皆可通过智能化系统进行查阅。财务档案管理工作要充分利用这一系统的便利性，在条件成熟时，可以搭建企业内部档案管理系统信息平台，利用网络技术，对会计凭证、会计账簿和财务报告进行分门别类地扫描，保存为电子文档，再上传到企业档案管理系统中，形成较为细化的财务数据库，再将财务档案放进“云”库房，为未来及时调取、分析等打下基础。在这个过程中，相关人员应加强安全保密意识，防止财务档案管理丢失泄露。

三、注重档案信息日常维护，推进财务档案信息化。

不少档案管理人员完成归档工作后便不再“过问”档案，而档案管理信息化的一大亮点便是让档案“活”起来。通过数据清理、分析等，了解掌握会计账务的日常工作现状、进展及成效、推进档案管理信息化进程，这样地目的就是服务企业，发展企业，因此要注意日常的档案分析、整理以及更新，改变过去“重收藏、轻利用”的现象。

随着数字化时代的不断深化，会计档案管理工作必须要保持科学性、规范性，必须结合实际推进信息化进程，让档案管理在企业工作中发挥更大的作用，更好地服务于企业发展。

档案管理信息系统建设中应注意的几个问题

1.注重人才培养和建设，为系统建设储备人才。档案管理工作是一个要求严格的岗位，要求工作人员热爱自己的本职工作，明确自身的职责，忠于职守并爱岗敬业，也要求档案管理人员具备扎實的理论知识和科学知识，具有实际操作能力和管理能力等。为了更好地应用信息技术进行档案管理工作，建设档案管理信息系统，企业单位要注重人才培养和建设，明确教育培训目标，对工作人员进行科学知识、道德素养、操作能力等培训，这样才能完善人才的知识和技能，不断提高自身，更好地投入到档案管理工作中。工作人员自身也应提高对自己的要求，在工作期间，不断学习，寻找差距，迎头赶上。工作人员要善于观察和总结，不断丰富文化知识素养，尽快掌握工作需要的***技术，使自己的能力满足岗位需求。

2.探索完善档案信息管理方法。数字图像扫描方法、复印机应用技术、光盘和网络技术以及多媒体技术等，均是企业档案管理工作人员应掌握的，在掌握这些不同技术基础上，系统建设人员可大胆探索档案管理信息化建设方法和全新的管理模式，掌握***的档案信息的传播、加工处理和检索等技术，构建电子文件与电子档案，明确电子文件档案管理的新标准。加强与其他档案馆之间的联系与交流，建立合作关系，各个档案馆分工合作，共同建立档案信息等资源共享平台。

3.实现标准化、规范化管理目标。标准化、规范化的档案管理，是衡量一个企业单位管理水平和业绩的主要指标。实现档案工作标准化、规范化，是保证档案管理和档案资料完整化的基础。所以，在档案管理信息化建设期间，要倡导标准化与规范化管理目标，信息文件在立卷后及时归档，明确文件立卷和归档的重点，而后合理地分工，依据以本单位为主的档案管理原则，实现本单位文档资料标准化、规范化管理的目标。

档案管理自动化该如何实现？

传统档案管理以纸质管理为主，纸质文档保存、借阅、管理不方便，容易损坏泄密。信息化时代急需提供电子档案的管理，企业大量电子文档、照片、音频、视频等电子资料和数字资产，但是缺乏有效的管理方法。

如何确保海量档案资料安全?如何更好的发布档案信息，便于查找和使用?如何兼顾档案文档的电子化管理和纸质管理?如何更好地对档案管理工作进行评估和管理?等等一些问题，都是需要去解决的。

信息化时代，档案数字化已成为档案工作的重中之重，纸质档案扫描工作在各地如火如荼地进行。然而，扫描所产生的电子档案实际上只是以图像形式存在的文件，而非真正意义上的文本文件，也就是说，计算机只认识档案的外表，却不认识其内在文字，用户通过计算机看到档案的原貌，却不能对其中的内容进行引用、检索等操作，这无疑，对将来的电子档案利用工作造成了很大不便。考虑到档案用户的利用需求，若要得到文本形态的电子档案，使档案数字化工作更加有效，就要应用OCR识别技术。

档案管理软件如何选型？

目前，效率是企业管理面临的很大挑战，科学技术的进步给予我们解决问题达到鱼与熊掌兼得的良好效果。企业管理涵盖项目、业务、市场、营销、采购、财务、人力资源等等，要有序处理好各个环节，离不开企业信息化管理平台。那么，如何选择适合企业自身的管理系统呢？

很多***的管理软件，所配备的流程是国外或者跨国企业适用的管理流程，例如采购方面的流程。根据机构资料显示，目前国内的基本采购流程基本是确定需求—需求的规格要求—选择可能的供应来源—价格对比—订单安排—订单考核—核对—不符合退货处理—结案—记录与档案维护，国外的采购流程则为明确需求—编辑供应商开发进度表—寻找供应商资料—初步联系—初步访厂—报价—正式工厂审核—样品认证—小批量试产—正式接纳为合格供应商—订单转移—正常生产阶段—，其中涉及的流程、政策均不一。

因此，生搬硬套只会降低工作效率的同时，损害企业的经营利益。因此选择时，更应该根据企业自身的经营情况来选择，不能盲目因为一些标准化的产品流程来改变自己的采购和生产流程，导致业务运行混乱和线上线下流程分开处理的后遗症出现。