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档案管理软件新形势

新形势就是单套制时代的快速来临；在双轨运行的双套制时代，用户会保存两套档案，一套的保存形式为纸质档案，而另一套则为电子档案；双套制时代，无人会担心档案的“证、用”作用会出现任何问题，因为纸质档案的法律效力问题无人会质疑，亦早已得到法律的认可；而用起来也很简单，可以通过查阅电子档案或直接查阅纸质档案即可满足查阅要求。但是单套制时代来临了，档案的“证”的作用，也就是法律效力问题如何解决？单套制时代，档案“用”又该如何真正用起来？因此，新形势下的档案管理软件应该向两个方向发展。

将档案软件自身变得可信、具有法律效力

单套制时代，档案的保存形式只有电子格式，再无纸质档案可供佐证，如何能保证存放在档案管理软件中的电子档案是真实的、有法律效力的，是一个巨大的难题。在这方面，欧美的实践中已表明，想判断存放在某一个档案管理系统的电子档案是否具备法律效力，首先要判断的即是该档案管理系统是否可信、是否具有法律效力。因此，新一代档案软件的发展方向之一即：利用技术将自身变得可信且具有法律效力。

如何才能让新一代的档案软件变得可信且具有法律效力？如何利用技术来实现上述目标，将择机另行行文说明。

做好档案管理需要注意什么？这3点告诉你

1.充分认识到学籍档案信息化的重要性

随着信息化时代的到来，学籍档案的信息化建设的好坏越来越成为衡量学校现代化水平的标尺，做好学籍档案信息化管理，也代表着学校的信息化水平。

会博通档案管理系统，以知识+智能、知识+业务场景全覆盖的的方式助力学校做好学籍档案管理工作，它可以根据各个学校的不同情况，为每个学校定制不一样的档案信息化解决方案，全方面为学校学籍档案管理工作排忧解难。

2.建立学生的档案资料库

学生的档案资料库的建设，关系着学校对学生个体情况的掌握和了解程度。从学生入学照片的采集以及后期上课情况的收集的，资料库里有着每个学生的学习信息和痕迹，对学生电子学籍档案有着重要的辅助作用。

会博通系统中的一键归档功能在学生的档案资料库的建设上能够发挥推动作用。它可以一键将学校收集好的档案资料导入到系统中，可以将一个班级甚至一个年级的档案资料归为一个库，方便后期档案资料的调取和管理。

3.确保学生的档案资料在校内可以资源共享

学生的档案资料有时候会关系到学校各部门之间的交流和作。以前都是纸质档案的时代，可能学生的档案资料只限于一个班级或者一个年级内部资料，其它年级无权了解，就算需要了解，也要花费很长时间和多流程，不利于学校内部的协同合作。建立学生的档案资料库以后，涉及到全校的推优或者学生挑选项目时，各年级就能快速调取学生的档案资料，减少不必要的时间浪费。

档案管理自动化该如何实现？

传统档案管理以纸质管理为主，纸质文档保存、借阅、管理不方便，容易损坏泄密。信息化时代急需提供电子档案的管理，企业大量电子文档、照片、音频、视频等电子资料和数字资产，但是缺乏有效的管理方法。

如何确保海量档案资料安全?如何更好的发布档案信息，便于查找和使用?如何兼顾档案文档的电子化管理和纸质管理?如何更好地对档案管理工作进行评估和管理?等等一些问题，都是需要去解决的。

信息化时代，档案数字化已成为档案工作的重中之重，纸质档案扫描工作在各地如火如荼地进行。然而，扫描所产生的电子档案实际上只是以图像形式存在的文件，而非真正意义上的文本文件，也就是说，计算机只认识档案的外表，却不认识其内在文字，用户通过计算机看到档案的原貌，却不能对其中的内容进行引用、检索等操作，这无疑，对将来的电子档案利用工作造成了很大不便。考虑到档案用户的利用需求，若要得到文本形态的电子档案，使档案数字化工作更加有效，就要应用OCR识别技术。

档案管理软件发展方向

以“统一管、统一用”为主要方向，构建统一的档案管理体系，支持对档案进行收集、整理、归档、入库、查询、统计、借阅、编研、移交、销毁、验签等全生命周期的档案业务管理机制，实现档案数据集成，规范提升档案管理水平，大化发挥档案价值。应用OCR识别技术，可针对各种格式的文档、图像、数据库等异质海量信息进行统一检索，百万数据亚秒级返回，能够帮助档案管理人员、借阅人员快速查询到对应的档案。